Wdrożenie ERP (ang. Enterprise Resource Planning) to opłacalna inwestycja, która zapewnia dobrą organizację procesów w średnich i dużych przedsiębiorstwach.

Dowiedz się, jak w szczegółach przebiega taki proces!

Wdrożenie ERP - czy to trudne?

Sama metodyka wdrożeniowa może różnić się w zależności od dostawcy. Ogólnie jednak cały proces wdrożenia składa się z kilku etapów. Mimo że bywa okresem wzmożonej pracy oraz wyzwań dla firmy, jest przede wszystkim skutecznym sposobem na usprawnienie procesów biznesowych! A korzyści ze stosowania systemu ERP przewyższają inwestycję poniesioną na zakup i wdrożenie.

Dobre praktyki wdrożeniowe - co zrobić, żeby wdrożenie ERP przebiegało sprawnie

Jeszcze przed wyborem systemu ERP należy zbadać potrzeby swojego przedsiębiorstwa i ustalić, jakie dokładnie procesy ma usprawnić system. W tym celu dobrze skonsultować się z pracownikami różnych działów w przedsiębiorstwie. Zebrane informacje pozwolą poznać różne punkty widzenia na działanie firmy i zyskać szeroką perspektywę nt. funkcjonowania organizacji i poszczególnych obszarów.

Zdarza się, że codzienne procesy, np. wysyłka zamówień i transport międzymagazynowy, przebiegają sprawnie, ale firma notuje mniejszą wydajność przy przyjmowaniu dostaw, czy  realizacji produkcji. To znak, że należy usprawnić te obszary. Następnie warto rozeznać się na rynku ERP i dowiedzieć się więcej o możliwych opcjach wyboru. Czym się kierować?

Dobrze poszukać doświadczonych producentów z solidnymi referencjami, którzy mogą pochwalić się wieloletnim doświadczeniem wdrożeniowym. Gwarantuje to sprawne przejście przez wszystkie etapy wdrożenia systemu ERP.

O czym jeszcze pamiętać?

O aktywnym uczestnictwie we wdrożeniu.

Wdrożenie systemu ERP

Skompletowanie zespołu projektowego

To ostatni etap poprzedzający proces wdrożenia systemu ERP. Polega na wybraniu członków zespołu projektowego po stronie klienta, który będzie czuwał nad całym procesem. Wymaga to cierpliwości, ale zbudowanie solidnego i dobrze skomunikowanego teamu, pozwala uniknąć problemów organizacyjnych w trakcie wdrożenia.

Kto powinien znaleźć się w zespole? Kierownik projektu, przedstawiciele działu IT oraz kluczowi pracownicy działów, które planujemy objąć wdrożeniem.

Kierownik projektu

Koordynuje cały proces wdrożenia i kontroluje wszystkie osoby z firmy, które w nim uczestniczą. Poza tym podejmuje kluczowe decyzje dotyczące wdrożenia, od których zależy powodzenie projektu. Kierownik projektu ma swojego odpowiednika w zespole dostawcy oprogramowania. W dużej mierze to właśnie od jakości ich współpracy zależy skuteczny przebieg wdrożenia.

Kluczowi przedstawiciele poszczególnych działów firmy

Pracownicy IT odpowiadają za infrastrukturę i kwestie technologiczne. Z kolei kluczowe osoby z pozostałych działów odpowiadają za wymagania we wdrażanych obszarach, np. logistyka, produkcja, czy obszar handlowo – magazynowy.

Warto pamiętać, że przy kompletowaniu zespołu projektowego nie należy kierować się wyłącznie hierarchią, czy też stażem, ale doświadczeniem, poziomem zaangażowania, czy w końcu znajomością zagadnień związanych z konkretnym obszarem. Tylko wtedy zyskamy pewność, że team dysponuje odpowiednią wiedzą i sprawnie przeprowadzi firmę przez wszystkie etapy wdrożenia ERP.

Początek – analiza przedwdrożeniowa

Na etapie analizy przedwdrożeniowej konsultanci firmy, która wdraża ERP, systematyzują informacje o przebiegu procesów w firmie. Czasami badają także wszystkie jednostki i wskazują słabsze punkty organizacji, które utrudniają osiąganie założonych celów biznesowych. Zazwyczaj dopytują członków zespołu projektowego także o ewentualny rozwój firmy, np. o plany ekspansji zagranicznej itp. Po zakończeniu tego etapu powstaje dokument analizy przedwdrożeniowej, który daje wgląd w cele biznesowe firmy i stanowi mapę przy wdrażaniu systemu ERP.

Przechodzimy do działania – czyli wdrożenie!

Przechodzimy do głównego etapu projektu, który polega na zrealizowaniu założeń wypracowanych przy analizie przedwdrożeniowej.

Wdrożenie rozpoczyna się od instalacji i konfiguracji serwera danych, stacji roboczych oraz samego systemu ERP. Zespół projektowy konfiguruje wymagane funkcjonalności oraz tworzy dedykowane rozwiązania dla danej firmy.

Po instalacji potrzebnej infrastruktury należy przenieść dane do nowego systemu. Tu szczególną rolę odgrywają pracownicy firmy, w którym wdraża się system ERP, ponieważ to oni odpowiadają za jakość danych, które trafiły do plików. Proces migracji to także dobry moment na usunięcie części historycznych danych i ogólne uporządkowanie informacji zgromadzonych latami przez firmę (data cleaning). Usprawnia to cały proces i pozwala rozpocząć pracę na nowym systemie z aktualnymi danymi.

Na koniec przeprowadza się testy akceptacyjne, które potwierdzą, czy system działa poprawnie. Przy okazji pracownicy mogą też popracować na systemie w środowisku testowym i zweryfikować, czy wszystkie funkcjonalności spełniają oczekiwania.

Po pozytywnych wynikach testów klient otrzymuje w pełni skonfigurowany system ERP. Co dalej?

Szkolenia

Po serii pozytywnych testów akceptacyjnych należy przejść do szkoleń wszystkich pracowników i przedstawić im funkcje nowego systemu.

Skuteczne szkolenia przeprowadza się w małych grupach, dzięki temu łatwiej wyjaśnić złożone zagadnienia i zorganizować np. praktyczne warsztaty.

Szkolenia kończą samodzielne ćwiczenia, które weryfikują umiejętności użytkowników systemu. Szereg praktycznych zadań w środowisku testowym może polegać np. na akceptacji zamówienia, stworzeniu projektu w CRM, czy rejestracji dokumentu na poszczególnych etapach. Konsultanci uczą też, jak sporządzać instrukcje techniczne, pomocne w pracy z systemem obecnym i nowym pracownikom firmy.

O czym jeszcze warto pamiętać?

Asysta powdrożeniowa

Współpraca z dostawcą czy producentem nie kończy się w chwili zakończenia wdrożenia oprogramowania ERP i przeszkoleniu pracowników. Dobrze, kiedy trwa jeszcze przez kolejnych kilka miesięcy (2 – 3) od chwili przejścia firmy na nowy system. W tym czasie dostawca nie tylko udziela asysty, ale może też wprowadzać drobne zmiany w przygotowaną konfigurację. Co pozwala na lepsze dostosowanie nowych funkcjonalności do potrzeb danej firmy.

To także moment na ewentualne poszerzenie projektu o moduły, których nie uwzględniono na początku wdrożenia.

Serwis

Serwis jest kolejną ważną kwestią, na którą warto zwracać uwagę, wybierając dostawcę. Dobra opieka serwisowa gwarantuje sprawną pracę użytkowników, zwłaszcza na początku ich kontaktu z narzędziem, bo pozwala odpowiadać na bieżące pytania związane z działaniem systemu. Pomaga także podczas aktualizacji i instalacji nowych wersji oprogramowania.

Jaki wygląda wsparcie użytkowników?

Producent wspiera prace użytkowników personalnie, wysyłając konsultantów do firmy lub obsługuje zgłoszenia mailowo. Możliwe są też drobne prace zdalne, które pozwalają specjalistom pomagać użytkownikom systemu bezpośrednio ze swoich stanowisk w firmie.

Czas i koszty wdrożenia ERP

Wdrożenie oprogramowania ERP trwa zazwyczaj od kilku do kilkunastu miesięcy i zależy od wielkości przedsiębiorstwa oraz zakresu wdrażanych procesów. Co przekłada się na ilość osób, które należy przeszkolić czy liczbę modułów, które trzeba wdrożyć itp. Na czas wpływa też stosowana przez dostawcę metodyka i zaangażowanie kluczowych przedstawicieli ze strony klienta. Warto też pamiętać, że im bardziej doświadczony dostawcy, tym szybciej i sprawniej przebiega implementacja oprogramowania ERP.

Podobnie z kosztami. To także zależy od wielu czynników, np. modelu zakupu licencji. Jednak przybliżony koszt poznasz, umawiając się na bezpłatną prezentację z naszym ekspertem, który omówi działanie systemu w praktyce.

Umów Prezentację

    Uzupełnij formularz, oddzwonimy do Ciebie!

    Zaproponujemy termin bezpłatnej prezentacji systemu ERP.

    Dane przesłane w formularzu będą przetwarzane zgodnie z zasadami Polityki Prywatności Streamsoft.

    Chcę otrzymywać informacje marketingowe i merytoryczne dotyczące produktów Streamsoft z wykorzystaniem: